Tim PKM PNP Berikan Pelatihan Kearsipan Elektronik di Kelurahan Batu Gadang
Padang, rakyatsumbar.id—Tim Pengabdian Kepada Masyarakat Politeknik Negeri Padang memberikan pelatihan arsip elektronik pada Kelurahan Batu Gadang, Kecamatan Lubuk Kilangan.
Sebelum diberikan pelatihan, penangganan arsip kelurahan tersebut bersifat manual sehingga sering mengalami kerusakan data.
“Hal ini mendorong pihak PNP melakukan motivasi kepada Kelurahan Batu Gadang, sebagai bentuk pengabdian masyarakat kita memberikan pelatihan arsip digital elektronik,” sebut Tim Pengabdian Masyarakat PNP yang melakukan kegiatan pelatihan arsip elektronik di Kelurahan Batu Gadang,Variyetmi Wira, S.E., M.M, kemarin.
“Di kelurahan ini sudah memiliki komputer yang cukup sehingga pelaksanaan arsip elektronik memiliki peluang yang besar untuk diimplementasikan,” tambahnya.
Ia mengatakan, kemajuan teknologi makin mendorong perkerjaan administrasi yang semula dilakukan manual menjadi berbasis digital, termasuk dalam pengelolaan kearsipan yang ada di kantor kelurahan.
“Apabila penyimpanan arsip masih disimpan manual, banyak kendala yang dihadapi, diantaranya kerusakan bahkan sering hilangnya dokumen surat penting yang ada di kelurahan,” jelasnya.
Ia menyampaikan, kantor Lurah Batu Gadang terletak di kawasan PT Semen Padang tepatnya di wilayah Karang Putih.
“Ada banyak pelayanan kepada masyarakat yang menuntut setiap surat atau dokumen penting yang dikelola harus disimpan dengan baik dan benar serta terjaga dari kerusakan,” bebernya.
Menurutnya, pelatihan ini dimaksudkan untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan secara praktis terkait dengan penggunaan aplikasi kearsipan dalam mendukung tata kelola arsip kelurahan,.
Ia menyampaikan dengan kegiatan pelatihan yang diberikan di kantor Lurah Batu Gadang ini, diharapkan seluruh pegawai kelurahannya memiliki pengetahuan terhadap materi arsip elektronik, memiliki kemampuan dalam mengoperasikan peralatan arsip elektronik, memiliki buku panduan dalam arsip elektronik, dan memiliki wawasan mengenai perkembangan teknologi infomasi dalam kearsipan.
“Pelatihan arsip elektronik yang kita berikan mengunakan aplikasi canonfile dan media penyimpanannya mengunakan scaner berkecepatan tinggi yang mampu menscan 80 lembar permenit,” terangnya didampingi Benny Chandra, SE.,M.Si, Dr. Fisla Wirda, S.E., M.Si, Rahmi Wardani, S.Si., MAB, Ariani Tanjung, S.S., M.Hum, tim pengabdian masyarakat PNP di kelurahan Batu Gadang tersebut.
Pada pelatihan tersebut, ia menyebutkan para pegawai kelurahan dilatih pengunaan aplikasi sekaligus merekam fisik surat dengan scaner sehingga arsip yg berbentuk kertas dapat disimpan dalam bentuk file file yg ada di komputer.
“Keunggulan dari alat ini adalah bisa menampung data ribuan surat yang sudah dialih mediakan ke komputer dengan hanya butuh ruang penyimpanan pada hardisk atau flasdisk yang kecil. Keamanan dari arsip sendiri juga terjaga karena memakai pasword. Menariknya lagi, hasilnya bukan dalam pentuk gambar atau pdf, melainkan sudah dibecah kedalam bentuk data binary,” ungkapnya.
Lebih lanjut, ia mengharapkan dari pelatihan yang telah dilaksanakan ini, ke depannya pengelolaan arsip di kantor Lurah Batu Gadang sudah berbasis elektronik. Pegawai kelurahan dapat melaksanakan administrasi kantor dengan lebih tertata dengan baik. Sehingga dapat memberikan manfaat efisiensi dan dokumen dapat disimpan dalam jangka waktu yang lama.
“Pelatihan arsip elektronik pada Kantor Kelurahan Batu Gadang ini telah kita laksanakan pada tanggal 1 Agustus 2023 lalu. Lurah Batu Gadang Syafardi,SE didampingi Sekretaris Kelurahan Ardy Kurniawan, SE., Akt menyambut antusias, begitu juga pegawai lainnya yang ada di kelurahan tersebut,” terangnya. (mul)
