TIM PKM PNP Berikan Pelatihan Pemanfaatan Mail Merge di Kelurahan Pisang

Tim PKM PNP saat memberikan pelatihan yang diberikan adalah pemanfaatan mail merge di Kelurahan Pisang, Kecamatan Pauh.

Padang, rakyatsumbar.id -Tim pengabdian masyarakat Politeknik Negeri Padang (PNP), beberapa waktu lalu telah melaksanakan kegiatan pengabdian masyarakat di kelurahan Pisang Kecamatan Pauh, Kota Padang.

“Pelatihan yang diberikan adalah pemanfaatan mail merge untuk pemutakhiran dokumen bagi Pegawai Kelurahan Pisang,” sebut Benny Chandra, Ketua Tim PKM PNP di Kelurahan Pisang pada 15 Oktober lalu, dalam keterangannya, kemarin.

Ia mengatakan, Kantor Kelurahan Pisang merupakan instansi pemerintahan paling berdekatan dengan masyarakat dalam kepengurusan administrasi yang mendukung aktivitas masyarakat. Tentunya para pegawainya harus memiliki kemampuan dalam kegiatan administrasi dan perkantoran lainnya secara baik.

“Mail Merge merupakan salah satu metode untuk pemuktahiran dokumen sekaligus memudahkan pekerjaan dalam pengarsipan dokumen. Selain memudahkan, perkembangan teknologi informasi mail merge juga membantu kearsipan untuk perkantoran,” sebutnya didampingi Ariani Tanjung, Novirwan Trinanto serta Iwadiah.

Ariani Tanjung menambahkan, Kantor Kelurahan Pisang, Kecamatan Pauh selama ini masih melaksanakan penyimpanan arsip secara manual. Kemampuan pegawai dan administrasi masih minim dalam mengelola arsip secara elektronik.

“Disamping itu, kesempatan untuk mendapatkan pelatihan di bidang administrasi sangat terbatas. Kantor Kelurahan Pisang belum memiliki buku panduan yang dapat digunakan untuk pembelajaran dalam mail merge dan dokumen elaktronik lainnya,” ungkapnya.

Menurutnya, hal ini disebabkan oleh beberapa kendala, diantaranya kurangnya dana, ketidaktahuan untuk memperoleh narasumber yang mampu memberikan materi kearsipan elektronik.

“Ini memiliki pengaruh yang besar terhadap proses penyimpanan arsip dan dokumen lainnya yang sering dikeluhkan dalam pencarian dan pengerjaan yang membutuhkan waktu yang sangat lama,” jelasnya.

Disampaikan, untuk itu tim pengabdian kepada masyarakat PNP mengusulkan untuk memberikan pengetahuan dan keterampilan dalam bidang kearsipan dengan menekankan pada mail merge untuk karyawan dan administrasi yang ada di Kantor Kelurahan Pisang.

“Metode yang digunakan adalah dalam bentuk pelatihan, yang akan dilaksanakan di Kantor Kelurahan Pisang selama 1 hari penuh pada 15 Oktober 2024 lalu tersebut,” terang Novirwan Trinanto dan Iwadiah.

Ia menjelaskan, pelatihan diawali dengan pemberian materi tentang perkembangan penggunaan mail merge, diskusi dan tanya jawab dan dilanjutkan dengan praktek kearsipan elektronik menggunakan komputer. Peserta adalah karyawan dan administrasi Kantor Kelurahan Pisang.

“Target yang ingin dicapai adalah karyawan memiliki pengetahuan terhadap materi mail merge, memiliki kemampuan dalam mengoperasikan komputer, salah satu contohnya adalah penggunaan word/ excell untuk program mail merge, memiliki buku panduan dalam mail merge, memiliki wawasan mengenai perkembangan teknologi infomasi dalam kearsipan,” ungkapnya.

Sementara itu, Lurah Pisang, Deswarman mengapresi pelatihan adminitrasi surat menyurat dengan program mail merge yang diberikan dosen PNP dalam kegiatan pengabdian masyarakat di kelurahan Pisang.

“Hal ini sangat membantu. Sebab belum banyak yang mengetahui Microsof Word dapat digunakan untuk menyimpan dokumen surat menyurat. Diharapkan ini dapat meningkatkan pelayanan kepada masyarakat,” jelasnya.

Ia menyampaikan, terkait surat menyurat ini Pemko Padang telah memiliki aplikasi Srikandi. Dimana seluruh surat masuk dan keluar telah diarsipkan melalui Srikandi. Sementara untuk surat pelayanan, di Kelurahan Pisang digunakan E-Kelurahan, dan juga telah ada operator yang ditempatkan.

“Dengan E-Kelurahan, terkoneksi dengan Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Dimana masyarakat cukup memasukan NIK, semua datanya keluar dan surat dibutuhkan dalam pelayanan yang dibutuhkan juga bisa diakses melalui aplikasi ini,” terangnya didampingi Sekretaris Lurah, Welly Nofiza.

Ia mengungkapkan, pelatihan dari tim pengabdian masyarakat PNP dalam pemanfaatan Mail Merge bisa dipakai dalam memudahkan pelayanan masyarakat di Kelurahan Pisang dan melengkapi aplikasi yang telah ada saat ini.

“Ini sangat membantu kita dalam surat menyurat kita di kelurahan. Tentunya kita membutuhkan aplikasi tambahan agar bisa disinkronkan dengan beberapa aplikasi yang sebelumnya telah ada untuk semakin meningkatkan pelayanan kepada masyarakat,” jelasnya. (rls/mul)