Prokopim dan Performance State Kepala Daerah

Oleh : Anton Wira Tanjung

Kabag Prokopim Pemkab Padangpariaman

Sesuai tupoksinya, masing-masing organisasi perangkat kerja daerah yang ada di lingkungan pemerintah daerah tentunya memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda satu sama lain.

Secara umum, fungsi Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan atau Prokopim, yaitu bagaimana menjaga marwah dan citra kepala daerah, sehingga performance state nya sebagai pimpinan atau kepala daerah bisa terjaga dengan baik.

Seperti diketahui, salah satu tugas utama Bagian Prokopim, yaitu bagaimana melayani pimpinan dengan baik. Selain itu juga harus bisa mengakomodir apa yang disampaikan atau diharapkan oleh masyarakat terhadap pimpinan mereka.

Begitu pula, bagaimana agar keinginan dan harapan masyarakat itu bisa direspon secara baik oleh pimpinan atau kepala daerah.

Artinya, bagaimana seluruh aktvitas pimpinan atau kepala daerah bisa terlayani secara baik. Mulai dari komunikasi pimpinan atau protokelernya saat dia mengunjungi suatu tempat atau acara, hingga isi pidato dan penyebaran informasinya.

Keberadaan Prokopim layaknya bisa diibaratkan sebagai bagian depan dan terdepan atau sebagai etalase yang mencerminkan baik buruknya performance seorang kepala daerah, khususnya saat berinteraksi dengan masyarakat dalam suatu kegiatan atau acara.

Jadi artinya, bagusnya seorang pimpinan itu tergantung bagaimana bagian protokoler bisa mengemas atau memprotokelerkannnya dengan lebih baik lagi. Karena bagaimanapun, performance state nya kepala daerah itu tentunya jelas harus dijaga dan betul betul diformat sebaik mungkin.

Terkait hal itu, mendukung kesuksesan kinerja Prokopim tentunya perlu didukung oleh tim yang solid dan kuat, begitu pula agenda kepala daerah yang ada juga hendaknya bisa terkondisi secara baik pula.

Untuk itulah Bagian Prokopim dalam hal ini terus berupaya melakukan pembagian kerja sedemikian rupa, sehingga masing-masingnya bisa mengetahui, bahwa si A misalnya harus mengerjakan apa, begitu pula dengan si B atau C dan seterusnya.

Pola kecepatan dan sikap responsibility serta managemen yang baik tentunya juga sangat diperlukan untuk mendukung itu semua, makanya saat malam harinya biasanya sudah harus jelas, kemana anggota tim akan didistribusikan, sehingga kemanapun acara yang dihadiri itu bisa terakomodir dengan baik.

Prinsipnya, Prokopim yang baik itu tentunya bagaimana memberikan rasa kenyamanan bagi pimpinan dan kesenangan bagi masyarakat yang dikunjungi. Begitu pula juga harus ada skala prioritas, mana kegiatan yang mesti direspon atau diekseskusi langung oleh kepala daerah selaku pimpinan. Begitu pula halnya mana yang bisa dilimpahkan atau tidak.

Untuk itulah dalam hal ini pihak ajudan atau sespri tentunya harus bisa menjadi kesatuan yang utuh guna menunjang baiknya kinerja Bagian Prokopim.

Disadari tugas dan mobilitas Prokopim jelas sangat tinggi, terutama mengingat banyaknya agenda kepala daerah setiap harinya, yang jumlahnya terkadang bisa lebih dari 10 agenda kegiatan setiap harinya.

Juga, bagaimana Prokopim bisa terus menjaga marwah kepala daerah maupun marwah pemerintah itu sendiri.

Begitu pula dalam memperhatikan setiap fasilitasi rumah tangga kepala daerah, termasuk bagaimana fasilitas yang melekat pada pimpinan, bagaimana jadwal agenda kegiatan pimpinan, termasuk kelayakan kendaraan, bagaimana kebersihannya, termasuk pengaturan aspri yang ada di dalamnya.

Tugas Prokopim jelas sangat detil serta sangat identik sekaligus begitu melekat dengan pimpinan selaku kepala daerah. Untuk itu, yang terpenting tentunya bagaimana kita bisa bekerja dengan sebaik-baiknya, sehingga pimpinan atau kepala daerah bisa merasa nyaman dalam menjalankan tugas, tentunya sesuai aturan dan agenda keprotokoleran yang ada. (*)