Model Arsitektur Enterprise Sistem Informasi SPMI di Perguruan Tinggi

Kemajuan sistem informasi telah banyak dimanfaatkan oleh sektor dunia usaha, perbankan, bahkan telah merambah pada sektor pemerintah dan sektor perguruan tinggi. Pemanfaatan sistem informasi memberikan dampak yang baik bagi dunia usaha, perbankan yang berorientasi kepada profit menciptakan rencana pengembangan sistem informasi secara signifikan. Namun pada sektor perguruan tinggi belum memberikan kontribusi dalam pelaksanaan proses bisnis dalam rangka meningkatan pelayanan maksimal kepada penggunaan internal maupun eksternal.
Perguruan Tinggi Swasta (PTS) Univesitas Ibnu Sina (UIS) yang berdasarkan kepada surat keputusan (SK) Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi nomor 781/KPT/I/2019 dan SK Nomor 225/KPTS/YAPISTA/IX/2019 tentang pengakatan pimpinan dan karyawan UIS periode 2019-2024 adalah unsur pelaksanaan UIS dalam melaksanakan tri dharma perguruan tinggi yang meliputi pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Dalam menjalankan tugas dan fungsi pimpinan PTS didukung oleh dua lembaga, tiga biro dan dua pelaksana unit teknis dan tiga fakultas di lingkungan Universitas Ibnu Sina.
Perguruan Tinggi (PT) Univesitas Ibnu Sina dalam melaksanakan tri dharma memiliki tanggung jawab menyelenggarakan sistem pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang bermutu dan handal. Mutu pendidikan yang baik dapat terus terjaga tidak terlepas dari penerapan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan sistem informasi. Penerapan sistem informasi menuntut PT untuk memiliki sebuah sistem yang mampu menjamin kualitas penyelenggarn tridharma, sepertinya tersedianya fasilitas, infrastruktur, integrasi data antar unit dan sistem informasi dalam mendukung kelancaran proses bisnis dalam pelayanan internal maupun internal.
Dalam menjalankan SPMI di Universitas Ibnu Sina didukung oleh Lembaga Penjaminan Mutu Internal (LPMI) UIS yang bertanggungjawab dalam mengkoordinasikan, mengendalikan,mengaudit, memantau, menilai dan mengembangkan mutu penyelenggaran kegiatan akademik dan non akademik secara berkelanjutan yang dijalankan secara internal untuk mewujudkan visi dan misi Universitas Ibnu Sina untuk memenuhi kebutuhan penggunan internal maupun eksternal. Rencana dan kegiatan pelaksanaan SPMI yang dijalankan oleh LPMI UIS berorientasi pada Standar Nasioanal (SN) yang telah ditetapkan oleh Menteri dan Universitas Ibnu Sina yang dapat melebihi dari SN sesuai dengan tridharma yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Saat ini LPMI telah mempunyai dua puluh delapan standar dan mempunya rencana kegiatan mengembangkan standar untuk memenuhi kebutuhan dalam pelaksanaan mutu tridharma.
LPMI UIS mejalankan program dan kegiatan proses bisnis dalam aktivititas kegiatan SPMI dalam pelayanan terhadapa tenaga pendidik, mahasiswa masih berjalan secara konvesioanal. Salah satu pada aktivitas pengolahan data pelaksanaan pemuktahiran dokumen SPMI seperti penyusunan dan pembuatan dokumen sampai dengan pelaksanaan pelaporan masih diproses pada masing-masing bidang, sehingga penyampaian data dan laporan belum terintegrasi.
LPMI dalam mengelola dokumen SPMI mulai dari tahapan penetapan, pelaksanaan, evaluasi pelaksanaan, pengendalian pelaksanaan, dan peningkatan (PPEPP) dilakukan dengan bantuan aplikasi microsoft office word dan excel. Pemanfaat aplikasi tersebut cukup membantu proses bisnis LPMI, namun masih terkendala terhadap aksesibilitas kelancaran sistem informasi dan komunikasi data di LPMI.
LPMI Universitas Ibnu Sina sebagai pelaksana SPMI saat ini belum maksimal memanfaatkan sistem informasi dalam pelaksanaan proses bisnis. LPMI menjalankan fungsi dan tugasnya sedemikian mungkin melaksanakan rencana dan kegiatan dengan maksimal agar terciptnya layanan yang lebih baik terhadap penggunan internal dan eksternal orgarnisasi maupun kepada masyarakat.
Beberapa permasalahan terhadap aksesibilitas sistem informasi terkait pencapain tujuan dan sasaran program kegiatan yang dihadapi oleh LPMI UIS saat ini, antara lain, belum adanya intergrasi data antar unit organisasi dalam penyelenggaraan rencana dan program kegiatan. Data dan informasi tersebut diolah dan disimpan pada masing-masing unit organisasi. Belum adanya sistem informasi dalam mendukung kelancaran proses bisnis baik dalam pelayanan internal maupun eksternal organisasi. Dalam penyampaian tahapan PPEPP mutu menjadi kunci utama dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu internal masih diolah secara konvesioanal dan dibantu aplikasi microsoft office word dan excel.
Salah satu pendekatan yang dilakukan untuk menangani permasalahan di atas menjadi dan menjadi faktor pendukung dalam mewujudkan aksesibilitas sistem informasi penjaminan mutu internal yaitu dengan memberikan akses data dan informasi yang lancar terhadap proses pelayanan mutu baik bagi internal maupun bagi eksternal organisasi.
Aksesibilitas sistem informasi dapat dilakukan melalui berbagai cara, salah satunya memanfaatkan sistem informasi dan teknologi sebagai pendukung proses bisnis LPMI UIS. Pemanfaatan sistem informasi dimaksud adalah menggunakan sistem informasi sebagai media pengolah data menjadi sumber informasi bagi pengguna internal maupun eksternal, pembangunan data center dan menentukan pembangunan infrasturktur jaringan teknologi informasi yang tepat agar terciptnya kemudahan melakukan koordinasi dan kelancaran akses sistem informasi di Universitas Ibnu Sina.
Salah satu bentuk penerapan dari sistem informasi yakni dengan membangun dan mengembangkan sistem informasi terintegrasi. Sistem terintegrasi yang dibangun nantinya tidak hanya memberikan manfaat bagi LPMI UIS dalam menjalank proses bisnis, namun juga terhadap lingkungan dan organisasi yang ada di UIS baik internal maupun eksternal.
Pembangunan dan pengembangan sistem informasi SPMI yang terintegrasi dalam rapat penerapan sistem informasi dapat dilihat dari beberapa aspek penting diantaranya adanya kebijakan/regulasi yang menjadi landasan utama penerapan sistem informasi, tersedia sumber daya, dan kerangkan acuan sistem informasi seperti model perancangan arsitektur sebagai landasan pembangunan dan pengembangan sistem informasi SPMI terintegrasi. Reno Supardi (2016), menyatakan bahwa sistem informasi perguruan tinggi adalah aktivitas utama dalam melaksanakan bidang pendidikan yang seringkali tidak ada perencanaan yang matang. Enterprise Architecture Planning (EAP) mendukung bisnis dan perencanaan dalam membuat blueprint teknologi pada sebuah enterprise (Supardi, 2016). Oleh karena itu arsitektur sistem informasi akan mengarahkan organisasi sehingga memiliki sistem terintegrasi yang mendukung tujuan organisasi.
Pengembangan model arsitektur sistem informasi harus kepada fungsi dan proses bisnis LPMI yang memperhatikan beberapa aspek terkait dengan bisnis organisasi, data sebagai aset informasi yang akan diintegrasikan dan aspek teknologi yang akan digunakan. Pendekatan dalam pengembangan model arsitektur sistem informasi penjaminan mutu internal perguruan tinggi didasarkan pada pedekatan enterprise architecture. Beberapa framework yang telah dikenal dalam perancangan dan pengembangan model arsitektur antara lain Zachman Framework, Enterprise Architecture Planning (EAP), TOGAF Architecture Development Method
Pengembangan model arsitektur sistem informasi penjaminan mutu internal di Universitas Ibnu Sina dilakukan dengan pendekatan EAP yang berbasis kerangka kerja Zachman. Secara umum EAP merupakan metode membangun model arsitektur sistem informasi untuk mendukung proses bisnis pencapaian visi dan misi dari sistem informasi dan organisasi (Supardi, 2016)
Berdasarkan penelitian sebelumnya oleh (Yunis & Surendro, 2009) menyebutkan bahwa arsitektur enterprise membangun keselarasan antara proses bisnis dan teknologi sistem informasi. Penelitian lain yang dilakukan (Ropianto et al., 2018) dalam merancang arsitektur informasi untuk membantu kinerja LPMI STT Ibnu Sina Batam dengan pendekatan metode enterprise architecture planning menghasilkan cetak biru penjaminan mutu STT Ibnu Sina Batam.
Untuk mengatasi permasalahan yang terjadi, dibutuhkan sebuah pengembangan model, maka penelitian ini dilakukan di LPMI Universitas Ibnu Sina dengan fokus topik penelitian pengembangan model arsitektur dengan enterprise architecture planning. Untuk penilaian produk dan model yang telah dikembangkan melakukan uji validitas oleh ahli materi dan media, uji praktikalitas oleh kepala LPMI UIS, dosen dan mahasiswa, hasil tes tersebut kemudian dibandingkan sehingga didapatkan keefektifan dari pengembangan model sistem informasi penjaminan mutu dengan enterprise architecture planning.
Pengembangan model arsitektur sistem informasi untuk kegiatan SPMI di LPMI UIS yang dihasilkan tersebut digunakakan sebagai dokumen acuan dalam pengembangan model sistem informasi terintegrasi agar aksesibilitas dalam pelaksanaan PPEPP di LPMI UIS dapat dicapai dengan optimal. Metode penelitian yang digunakan yakni penelitian pengembangan (Research and Development / R&D). Pengembangan model arsitektur sistem informasi SPMI mengacu kepada metodologi EAP kerangka kerja Zachman, antara lain:

Gambar Model Arsitektur Sistem Informasi
Pertama, Tahapan Persiapan. Tahapan persiapan dalam pengembangan model arsitektur sistem informasi SPMI dengan EAP kerangka kerja Zachman dengan mengusung metode EAP yang telah digunakan memilik empat domain arsitektur dalam pengembangan arsitektur sistem informasi, yakni arsitektur bisnis, data, aplikasi dan arsitektur teknologi.
Dengan menimbangkan hal yang prinsip dalam kontek pengembangan model arsitektur sebagaimana dengan tahapan EAP kerangka kerja Zachman yakni dengan visi organisasi dan komitmen pimpinan dalam pengembangan model arsitektur sistem informasi ditetapkan pada salah satu misi UIS dan LPMI yang tertuang dalam Renstra dan Renop UIS tahun 2019-2024 yakni peningkatan aksesibilitas layanan sistem informasi terhadap pelaksanaan SPMI di Universitas Ibnu Sina, khususnya di LPMI UIS.
Kedua, Tahapan Visi Arsitektur. Visi arsitektur memberikan hasil capaian visi untuk memberikan target yang hendak dicapai dengan ada pengembangan model arsitektur sistem informasi SPMI di LPMI UIS. Visi yang diusulkan pada pengembangan model arsitektur ini mengac kepada salah satu misi UIS yakni meningkatkan aksesibilitas layanan sistem informasi di UIS. Hasil visi arsitektur juga menghasilkan tentang ruang lingkup, tujuan dan stakeholder.
Ketiga, Tahapan Arsitektur Bisnis. Model arsitektur bisnis yang diusulkan dalam pelaksanaan sistem informasi SPMI di LPMI UIS menampilkan area fungsi bisnis dan proses bisnis relevan dengan pemanfaatan teknologi sistem informasi. Identifikasi fungsi bisnis dibedakan ke dalam dua aktivititas utama terkait aktivitas pendukung yang meliputi aspek pengelolan akademik dan sumber daya manusia.
Keempat, Tahapan Arsitektur Data. Tahapan model arsitektur data yang telah dipetakan ke dalam beberapa entitas-entitas yang memiliki hubungan interaksi dalam menghasilkan sistem informasi SPMI. Pemodelan data digambarkan secara umum dengan meta model arsitektur data.
Kelima, Tahapan Arsitektur Aplikasi. Model arsitektur aplikasi yang diusulkan dilakukan berdasarkan kebutuhan pengolah data, hubungan antar aplikasi serta kaitan terhadap proses bisnis konvesional. Pemodelan arsitektur aplikasi memberikan konsep dari aspek internal dan eksternal. Aspek internal mendukung proses bisnis utama dalam pelaksanaan SPMI melalui aplikasi mulai proses pemasukan data, pengecekan, konfirmasi dan sampai pada tahan penentapan dokumen yang sesuai dengan komponen SPMI pada tahapan PPEPP.
Aspek eksternal memberikan layanan data dan informasi kepada pihak yang menjadi mitra LPMI dalam penyelenggaran SPMI. Adapun mitra luara dalam melakukan validasi pelaksanaan SPMI, dengan pelaksaan akreditas atau yang disebut dengan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME) dan terutama juga memberikan informasi kepada publik tentang mutu pendidikan di Universitas Ibnu Sina.
Keenam, Tahapan Arsitektur Teknologi. Usulan pada tahapan model arsitektur teknologi yang digunakan oleh LPMI UIS lebih kepada pemodelan infrastruktur. Pemodelan infrastruktur sistem informasi memberikan gambar kebutuhan perangkat-perangkat komputer dan media komunikasi data yang akan digunakan untuk mendukung kelancaran aksesibilitas data dan informasi yang diperlukan.
Kebutuhan akan perangkat keras tersebut mengacu kepada investasi atau sumber daya perangkat teknologi sistem informasi yang telah ada seperti peralatan komputer, laptop, printer dan sebagainya. Sedangkan alokasi penambahan perangkat lebih kepada peralatan komunikasi jaringan komputer switch, kabel jaringan, konektor, router dan access point. Pemodelan infrastruktur jaringan komunikasi diusulkan dengan menggunakan topologi star.
Kesimpulan dari temuan ini model arsitektur sistem informasi penjaminan mutu internal perguruan tinggi dengan enterprise architecture planning kerangka kerja Zachman terbukti valid, praktis dan efektive. Disamping itu, model tersebut mampu mengakomodir kebutuhan bisnis di LPMI UIS dengan melihat hasil dari model arsitektur bisnis, arsitektur data, arsitektur aplikasi dan arsitektur teknologi. Terjadinya kelancaran akesesibilitas data dan informasi dalam mendukung pelaksanaan SPMI di LPMI UIS digambarkan dalam bentuk identifikasi data, model relasi, serta pengolahan data menjadi sistem informasi dengan mengunakan aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan organisasi. Relevansi kebutuhan bisnis organisasi dengan pengembangan model arsitektur sistem informasi dapat digambar melalui identifikasi proses dan area fungsi bisnis dan pemetaan kebutuhan data dan aplikasi dalam pelaksanaan bisnis.
Implikasi dari model arsitektur sistem informasi penjaminan mutu internal perguruan tinggi dapat dijadikan panduan dan acuan dalam pembangunan dan pengembangan sistem informasi yang terintegrasi nantinya. Selain itu dapat memberikan kelancara terhadap proses bisnis, data, dan sistem informasi dalam pelaksanaan kegiatan untuk mendukung terpenuhinya aksesibilitas system informasi penyelenggaraan pelaksanaan SPMI.
Artikel ini ditulis oleh Dr.(c) Muhammad Ropianto, M.Kom. berdasarkan disertasi untuk penyelesaian Program Doktor (S-3) pada Prodi Pendidikan Teknologi dan Kejuruan Pascasarjana Universitas Negeri Padang. Tim Promotor Prof. Dr. M. Giatman, MSIE. dan Co-Promotor Krismadinata, ST, M.T, Ph.D yang telah lulus diseminarkan pada ujian tertutup tanggal 4 Februari 2021, dengan Tim Penguji yaitu Prof. Ganefri, Ph.D, Dr. Fahmi Rizal, M.Pd., M.T.; Prof. Dr. Ambiyar, M.Pd; Prof.Dr. Wakhinuddin,M.Pd; Dr. Dedy Irfan, S.Pd, M.Kom; Dr. Sukardi, M.T dan Prof. Andoko, S.T, M.T (Penguji Eksternal).
Dari hasil temuan penelitian disertasi ini, berkenaan dengan model yang dikembagkan, Dr.(c) Muhammad Ropianto, M.Kom. telah berhasil mempublikasi artikel di jurnal international bereputasi (Q4) dengan judul Utilization of Information System Dashboard of Internal Quality Guarantee at STT-Ibnu Sina Batam. (*)